为提高工会财务工作的整体水平，充分发挥计算机在会计电算化中的作用，更好地管好、用好工会经费，根据《中华人民共和国会计法》和财政部、全总关于会计电算化工作的有关规定和要求，制定本办法。

 一、计算机硬件、软件和数据管理

 1、硬件配置。配备专门用于工会会计核算工作的电子计算机及配套打印机设备。不得任意使用和占用。

 2、机房环境。电子计算机存放在校工会财务室，校工会财务人员负责做好防盗、防磁、防火、防雷等工作，保证室内环境符合电子计算机要求，做好计算机的日常保养工作，保证设备整洁。

3、软件。使用由中华全国总工会和新中大软件公司联合开发的《工会财务软件》。

4、确保会计数据和会计软件的安全保密，防止对数据和软件的非法修改和删除。

 5、定期进行计算机杀毒，以避免感染病毒，丢失数据。

 二、电算化会计的主要工作职责

校工会会计人员承担工会会计电算化操作工作，主要工作职责是：

 1、建立账套，确立财务主管并赋予上机权限；增加操作员；负责机房管理，规定机房的操作环境条件要求；负责会计软件修改，升版和硬件更换的联系工作，并按规定办理审批手续，确保会计数据的连续和安全；负责处理计算机和软件故障和病毒，保证会计数据完整。

 2、完成系统初始化工作或指导其他有关操作人员完成系统初始化工作；负责重要数据的备份和恢复工作；调整科目年初余额。

 3、根据审核无误的原始凭证填制机制记账凭证。

 4、审核机制记账凭证是否符合现行工会财会制度的规定。对符合规定的，作通过审核处理；对不符合规定的，待修改符合要求后，再作通过审核处理。

 5、负责出纳及银行对账系统初始化工作；将银行对账单录入计算机；从账上直接取银行存款收支数和现金收支数，或者根据原始凭证直接录入银行存款收支数和现金收支数；核对校工会银行存款日记账和银行对账单，核对现金账实是否相符；打印银行存款日记账和现金日记账，并装订成册；负责对账数据的备份与恢复。

 6、根据审核无误的记账凭证，进行记账和结帐；根据提示，及时做好数据备份（每月复制在移动硬盘上）。

 7、负责打印总账、明细帐、辅助账工作；负责打印决算、资产负债表、往来明细帐等报表；负责设计并打印各种自需的会计报表。

 三、会计电算化操作制度

 1、明确规定上机操作人员对会计软件的的操作工作内容和权限，严格保管操作密码，定期更换密码，杜绝未经授权人员操作会计软件。

 2、未经审核的原始凭证和记账凭证，不能登记机内帐簿。

 3、操作人员离开机房前，应执行相应命令退出会计软件。

 4、操作人员调动工作时，应及时移交操作密码和有关资料，并向接收人员当场操作演示。移交时，必须由单位负责人和校工会经费审查委员会进行监交。

 四、电算化会计档案管理

工会的电算化会计档案，要严格遵守《会计档案管理办法》的有关规定，

 1、电算化会计档案，包括存储在计算机硬盘中的会计数据以及移动硬盘的会计数据和计算机打印出来的书面等形式的会计数据。会计数据即记账凭证、会计帐簿、会计报表等数据。

 2、严格按照财政部有关规定，对电算化会计档案，由校工会会计专人负责管理。

 3、做好电算化会计档案防火、防潮和防尘工作，重要的会计档案保存双份存放在不同地点；

 4、采用移动硬盘保存的会计档案，要定期进行检查，定期进行复制，防止损坏，而使会计档案丢失。

    5、会计软件的全套文档资料以及会计软件程序，视同会计档案保管，保管期截止该软件停止使用或有重大更改之后的五年。